En los Pliegos de Condiciones o Invitaciones se relacionan los correos electrónicos de contacto a los que puedes enviar las observaciones e inquietudes acerca de cualquier aspecto de la contratación, en los tiempos establecidos en el cronograma.

Cada pliego tiene asignado una cuenta de correo electrónico que permite el contacto con los empresarios, proponentes o interesados en el proceso contractual.

Con el fin de que conozcas un poco el interior de la Administración, queremos contarte de los sistemas que utilizamos, que nos permiten publicar los procesos de contratación en las páginas web, realizar los pagos y en general gestionar el proceso de contratación.

Para adelantar los procesos contamos con sistemas informáticos (aplicativos) que nos permiten realizar nuestra labor de contratar de manera más eficiente, eficaz y efectiva. Algunos de ellos son Systems Applications and Products (SAP R/3) y Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, Internet Explorer).

Por medio de la herramienta informática SAP, específicamente el módulo de Logística – Gestión de Materiales (MM) se da orden y coherencia al proceso de adquisición de bienes y servicios.

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Algunos de los documentos principales que se generan en SAP se presentan a continuación en su respectivo orden cronológico:

• Certificado de Disponibilidad Presupuestal:
  Es elaborado por el profesional universitario con rol de analista presupuestal de cada secretaría, la definición la trae o la puedes encontrar en el Decreto Nacional 111 de 1996 y el Decreto Municipal 006 de 1998.
• Solicitud de Pedido:
  Es elaborada por el personal logístico del Equipo de Contratación, la Solicitud de Pedido da un número consecutivo que se pone en el Pliego de Condiciones o Invitación, el cual va a identificar el proceso y con el que vas a poder buscar en las páginas web. Por ejemplo, el 0070003680.
  
• Contrato Marco:
  Es elaborado por el personal logístico de apoyo, son realizados cuando se adjudica el proceso de compra a un contratista, previo a la elaboración de la minuta del contrato. Del contrato marco se obtiene el consecutivo del contrato y con la información del pedido, la imputación presupuestal.
• Pedido o Registro Presupuestal del Compromiso:
  Es elaborado por el Analista Presupuestal, son realizados para la legalización del contrato, luego de la elaboración y suscripción de la minuta del contrato. Del contrato marco se obtiene la información para su elaboración, particularmente la imputación presupuestal.
• Recibo a satisfacción:
  Es elaborado por el personal de apoyo logístico o por el supervisor y firmado por el supervisor o interventor del contrato una vez se reciben los bienes o servicios contratados y con el fin de proceder con tu pago.

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